Die PolyTALENT Mandats-Time-to-Fill misst die Besetzungsdauer vom dokumentierten Mandatskickoff bis zur dokumentierten Angebotannahme, in Kalendertagen.
Ausgewertet wurden die 100 jüngsten abgeschlossenen Vermittlungsmandate im industriellen Mittelstand, für die Mandatskickoff, erste Kandidatenvorstellung, Vorstellung des später angenommenen Kandidaten und Angebotannahme vollständig dokumentiert sind. Die Mandatskickoffs liegen zwischen dem 18. August 2025 und dem 8. Juni 2026. Datenstichtag ist der 26. August 2026.
Erfolgreich heißt in dieser Auswertung: dokumentierte Angebotannahme. Der Arbeitsantritt ist nicht das Endereignis und in der Mandatsakte kein Datumsfeld. Nichtantritte nach der Annahme sind deshalb nicht erkennbar und nicht herausgerechnet. Offene, abgebrochene oder ohne Annahme beendete Mandate gehören nicht zur Stichprobe. Die 35 Kalendertage beschreiben nicht die Dauer aller Mandate und nicht die Erfolgswahrscheinlichkeit.
Der Median lag bei 35 Kalendertagen, das arithmetische Mittel bei 41,0 Kalendertagen. Die mittleren 50 Prozent lagen zwischen 29,8 und 43,5 Kalendertagen. Die erste Vorstellung lag im Median bei 4 Kalendertagen.
Das ist nicht die allgemeine Time-to-Fill ab interner Freigabe der Stelle im Kundenbetrieb. Diesen Zeitpunkt kann PolyTALENT nicht zuverlässig beobachten. Die allgemeine Definition steht im Ratgeber Time-to-Hire berechnen und steuern.
Datengrundlage
Quelle ist die Vermittlungsdokumentation von PolyTALENT. Die Dauern sind Kalenderdifferenzen der vier Datumsfelder, nicht übernommene Hilfsspalten. Alle vier Phasen haben dieselbe Fallzahl. Es wird nicht von einer Teilstichprobe auf 100 hochgerechnet. Kundennamen, Kandidatennamen und Einzelmandate erscheinen nicht.
Vier Phasen der Besetzung
Der Vermittlungsweg hat vier beobachtbare Stationen. Die Werte in der Tabelle sind Mediane ab Mandatskickoff.
| Phase | Ereignis | Median | Fallzahl |
|---|---|---|---|
| 1 | Mandatskickoff | 0 Kalendertage | 100 |
| 2 | Erste Kandidatenvorstellung | 4 Kalendertage ab Kickoff | 100 |
| 3 | Vorstellung des später angenommenen Kandidaten | 9 Kalendertage ab Kickoff | 100 |
| 4 | Angebotannahme | 35 Kalendertage ab Kickoff | 100 |
Die Mediane der Teilphasen ergeben addiert nicht den Gesamtmedian. 9 plus 27 ist 36, der Median der Gesamtstrecke ist 35.
Kennzahlen je Messstrecke
| Messstrecke | Median | Mittel | P25 | P75 | n |
|---|---|---|---|---|---|
| Mandatskickoff → erste Kandidatenvorstellung | 4 | 4,4 | 3 | 6 | 100 |
| Mandatskickoff → Vorstellung des später Angenommenen | 9 | 10,2 | 7 | 14 | 100 |
| Vorstellung des später Angenommenen → Angebotannahme | 27 | 30,9 | 21 | 32 | 100 |
| Mandatskickoff → Angebotannahme (Mandats-Time-to-Fill) | 35 | 41,0 | 29,8 | 43,5 | 100 |
Warum der Median die Leitkennzahl ist
Längere Einzelfälle ziehen den Durchschnitt nach oben: 41,0 Kalendertage Mittel gegen 35 im Median. Wer nur den Durchschnitt zitiert, überschätzt die typische Dauer.
Vergleich nach Anforderungsniveau
Die Mandats-Time-to-Fill unterscheidet sich nach Niveau. Das ist eine Beschreibung der Dauern, keine Aussage über Ursachen.
| Niveau | Fallzahl | Median | P25 | P75 |
|---|---|---|---|---|
| Fachkraft | 45 | 30 Kalendertage | 28 | 33 |
| Spezialist | 35 | 37 Kalendertage | 34 | 42,5 |
| Führungskraft | 20 | 49,5 Kalendertage | 44,3 | 62,3 |
Zwischen Fachkraft-Median und Führungs-Median liegen 19,5 Kalendertage. Dieselbe Frist für jede technische Rolle verdeckt diesen Unterschied. Die Führungsquartile 44,3 und 62,3 sind die kaufmännisch gerundeten interpolierten Werte 44,25 und 62,25.
Die Phase nach der Kandidatenvorstellung
Von der Vorstellung des später angenommenen Kandidaten bis zur Angebotannahme lag der Median bei 27 Kalendertagen, bis zu dieser Vorstellung bei 9 Kalendertagen. Ein Zeitanteil je Mandat lässt sich daraus nicht ableiten, weil Mediane nicht fallweise addierbar sind. Verzögerungsgründe wurden nicht für die Gesamtstichprobe ausgewertet.
Was die Zahlen für Arbeitgeber bedeuten
Die Suche bis zur ersten Vorstellung ist in dieser Stichprobe kurz. Die Phase nach der Vorstellung des später angenommenen Kandidaten lag im Median bei 27 Kalendertagen. Für Führungsrollen ist die Mandats-Time-to-Fill länger als für Fachkräfte.
Die wirtschaftliche Seite offener Tage rechnet der Vakanzenrechner. Wie Personalsuche im industriellen Mittelstand organisiert wird, steht im Ratgeber Personalsuche im industriellen Mittelstand. Wenn die Suche den gebundenen Markt nicht erreicht, sprechen PolyTALENT-Berater Kandidaten in bestehenden Arbeitsverhältnissen telefonisch an und übergeben nur vorqualifizierte Profile. Der Weg in die Zusammenarbeit beginnt über Personalvermittlung.
Abgrenzung zu anderen Dauern
Die allgemeine Time-to-Fill im Recruiting misst üblicherweise von der Freigabe des Personalbedarfs bis zur Angebotannahme. Diese Definition gilt weiter. Dieser Report überschreibt sie nicht. Die PolyTALENT Mandats-Time-to-Fill beginnt später: beim Mandatskickoff.
Ein gesamtwirtschaftlicher Kontextwert bleibt die betriebliche Vakanzdauer des IAB: 86 Tage im Jahr 2025, gemessen vom Beginn der Personalsuche bis zum tatsächlichen Arbeitsbeginn. Das ist eine andere Strecke und keine PolyTALENT-Zahl.
Die BDU-Marktstudie zum Personalberatungsmarkt, wiedergegeben bei Haufe, nennt für 2024 eine durchschnittliche Besetzungsdauer neuer Führungskräfte von knapp 14 Wochen. Start- und Endereignis der Verbandsbefragung sind in der öffentlichen Zusammenfassung nicht identisch mit der PolyTALENT Mandats-Time-to-Fill definiert. Ein Prozentvergleich ist deshalb nicht zulässig.
Methodik im Detail
Stichprobe: die 100 jüngsten abgeschlossenen Vermittlungsmandate mit vollständigen vier Datumsfeldern. Mandatskickoffs vom 18. August 2025 bis 8. Juni 2026. Datenstichtag: 26. August 2026. Endereignis: dokumentierte Angebotannahme, nicht Arbeitsantritt.
Gemessen wird in Kalendertagen. Quartile sind linear interpoliert, analog zu Excel PERCENTILE.INC, und kaufmännisch auf eine Nachkommastelle gerundet. Der Median ist die Leitkennzahl. Mediane einzelner Phasen werden nicht addiert.
Das Anforderungsniveau folgt der Mandatsdokumentation: Fachkraft, Spezialist, Führungskraft. Gruppenvergleiche ab 15 Fällen, Quartile ab 20 Fällen. Alle drei Niveaus erfüllen diese Schwellen.
Kundennamen, Kandidatennamen und Einzelmandate erscheinen nicht. Die allgemeine Time-to-Fill ab interner Freigabe im Kundenbetrieb bleibt unbeobachtet, weil dieser Zeitpunkt nicht in der Vermittlungsakte steht.