Eine Qualifikationsmatrix zeigt auf einem Blatt, wer an welcher Station selbstständig arbeiten kann. In der Fertigung entscheidet sie, ob die Nachtschicht anläuft, wenn ein Einrichter krank ist. Oben tragen Sie Ihre eigene Linie ein und sehen sofort, welche Station in welcher Schicht offen ist. Darunter stehen Aufbau, Bewertungsskala, die Anforderungen aus ISO 9001 und Arbeitsschutzgesetz und die Frage, wann Qualifizierung reicht.
Was ist eine Qualifikationsmatrix?
Eine Qualifikationsmatrix ist eine Tabelle, die Mitarbeiter und Tätigkeiten gegenüberstellt und für jede Kombination den Ausbildungsstand bewertet. In der Produktion stehen die Mitarbeiter in den Zeilen und die Stationen, Maschinen oder Prozessschritte in den Spalten. Jedes Feld trägt eine Stufe, etwa von nicht eingewiesen bis kann anleiten.
Gelesen wird die Matrix in zwei Richtungen. Waagerecht zeigt sie, wie breit ein Mitarbeiter einsetzbar ist. Senkrecht zeigt sie, wie viele Personen eine Station tragen. Für die Schichtplanung ist die senkrechte Richtung die wichtigere: Eine Station mit nur einer qualifizierten Person steht still, sobald diese Person fehlt.
Qualifikationsmatrix, Kompetenzmatrix und Skills-Matrix
Die drei Begriffe beschreiben dasselbe Werkzeug mit verschiedenem Schwerpunkt. Die Qualifikationsmatrix bewertet nachweisbare Befähigungen für konkrete Tätigkeiten, etwa Werkzeugwechsel an der Spritzgießmaschine oder Funktionsprüfung am Prüfstand. Die Kompetenzmatrix schließt zusätzlich überfachliche Kompetenzen ein, zum Beispiel Führung oder Kommunikation. Skills-Matrix ist die englische Bezeichnung und wird in Konzernen und im Lean-Umfeld oft synonym verwendet.
Für Linie und Schicht ist die Qualifikationsmatrix das passende Format. Sie beantwortet eine betriebliche Frage: Wer darf und kann diese Station heute fahren?
Qualifikationsmatrix erstellen in fünf Schritten
- Bereich festlegen. Eine Matrix je Linie, Kostenstelle oder Instandhaltungsteam. Eine Werksmatrix mit hundert Spalten wird unlesbar.
- Stationen und Tätigkeiten benennen. So, wie sie in der Halle heißen: Maschine bedienen, Rüsten und Anfahren, Sichtprüfung. Sicherheitsrelevante Tätigkeiten mit Unterweisungspflicht gehören immer dazu.
- Skala definieren. Vier Stufen reichen. Jede Stufe braucht eine beobachtbare Beschreibung, damit zwei Meister dasselbe Feld gleich bewerten.
- Bewerten. Meister oder Schichtführer bewerten, idealerweise nach einer Beobachtung am Arbeitsplatz. Die Selbsteinschätzung der Mitarbeiter ist ein guter Abgleich.
- Auswerten und Zielwert setzen. Je Station festlegen, wie viele selbstständige Personen pro Schicht nötig sind, und die Lücken in einen Qualifizierungsplan übertragen. Danach regelmäßig aktualisieren, spätestens bei jedem Personalwechsel.
Welche Bewertungsskala passt in die Fertigung?
Bewährt hat sich eine Skala mit vier Stufen, bei der erst ab der dritten Stufe ein Einsatz ohne Aufsicht möglich ist. Aus dem Lean-Umfeld ist die ILUO-Skala bekannt, die denselben Gedanken mit Buchstaben ausdrückt.
| Stufe | Bezeichnung | Bedeutung an der Station | ILUO |
|---|---|---|---|
| 0 | Nicht eingewiesen | Keine Unterweisung, kein Einsatz | |
| 1 | In Einarbeitung | Arbeitet nur unter Aufsicht einer qualifizierten Person | I und L |
| 2 | Selbstständig | Arbeitet allein nach Standard, inklusive Störungen im Normalbetrieb | U |
| 3 | Kann anleiten | Arbeitet selbstständig und arbeitet andere ein | O |
Die Stufe 3 ist für die Planung entscheidend. Ohne eine Person, die anleiten kann, bleibt jede Einarbeitung an dieser Station Zufall. Die ifaa beschreibt in ihrem Faktenblatt zur Qualifikationsmatrix eine dreistufige Variante, die nur den Erfüllungsgrad der Anforderung misst. Für Schichtbetriebe ist die Unterscheidung zwischen selbstständig und kann anleiten aussagekräftiger.
Beispiel: Qualifikationsmatrix einer Spritzguss-Linie
Das folgende Beispiel ist ein Rechenbeispiel und steht als Vorlage im Werkzeug oben. Acht Mitarbeiter, drei Schichten, sechs Stationen, Zielwert eine selbstständige Person je Station und Schicht.
| Station | Früh | Spät | Nacht | Status |
|---|---|---|---|---|
| Maschine bedienen | 3 | 2 | 2 | stabil |
| Werkzeug wechseln | 1 | 0 | 0 | kritisch, hängt an einer Person |
| Rüsten und Anfahren | 1 | 1 | 0 | kritisch |
| Sichtprüfung | 3 | 2 | 0 | kritisch |
| Materialtrocknung | 2 | 1 | 1 | stabil |
| Handling-Roboter | 1 | 1 | 0 | kritisch |
Auf den ersten Blick wirkt die Linie gut besetzt: An der Maschine stehen in jeder Schicht genug Leute. Die Spalten darunter zeigen etwas anderes. Den Werkzeugwechsel beherrscht eine einzige Person in der Frühschicht. Die Nachtschicht fährt bei drei Stationen ohne selbstständige Besetzung und ist darauf angewiesen, dass nichts umgerüstet werden muss.
Was verlangen ISO 9001 und das Arbeitsschutzgesetz?
ISO 9001 verlangt in Abschnitt 7.2, dass ein Unternehmen die nötige Kompetenz seiner Mitarbeiter bestimmt, sicherstellt und dokumentierte Information als Nachweis aufbewahrt. Das Format lässt die Norm offen. Im Audit ist die Qualifikationsmatrix der übliche Nachweis, weil sie Anforderung, Ist-Stand und Maßnahme auf einem Blatt zeigt.
Das Arbeitsschutzgesetz setzt die rechtliche Untergrenze. Nach § 7 ArbSchG muss der Arbeitgeber bei der Übertragung von Aufgaben berücksichtigen, ob die Beschäftigten befähigt sind, die Bestimmungen zu Sicherheit und Gesundheitsschutz einzuhalten. Nach § 12 ArbSchG ist die Unterweisung bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei neuen Arbeitsmitteln vor Aufnahme der Tätigkeit fällig. Die Stufe 0 in der Matrix heißt deshalb auch: Vor dem ersten Einsatz an dieser Station steht die Unterweisung.
Mit Betriebsrat kommt § 96 BetrVG dazu. Auf Verlangen des Betriebsrats ermittelt der Arbeitgeber den Berufsbildungsbedarf und berät ihn mit ihm. Die ausgewertete Matrix liefert genau diese Grundlage.
Die Matrix auswerten: Schichtabdeckung und Stationen an einer Person
Eine Qualifikationsmatrix wird erst durch die Auswertung je Station und Schicht zum Planungswerkzeug. Drei Prüfungen reichen dafür:
- Schichtabdeckung: Hat jede Station in jeder Schicht mindestens so viele selbstständige Personen wie der Zielwert verlangt? Für Stationen mit hohem Ausfallrisiko oder Urlaubsballung liegt der Zielwert höher als eins.
- Stationen an einer Person: Beherrscht nur eine Person die Station selbstständig, ist sie ein Einzelrisiko für die ganze Linie. Das gilt auch dann, wenn diese Person zuverlässig ist.
- Anleiter je Station: Gibt es mindestens eine Person auf Stufe 3? Ohne sie lässt sich die Lücke intern nur langsam schließen.
Die Krankenquote gehört neben diese Auswertung. Eine Linie, die im Normalbetrieb knapp den Zielwert hält, fällt in der Erkältungswelle zuerst an den dünn besetzten Stationen aus. Wie Sie die Quote je Schicht rechnen, steht im Ratgeber Krankenquote berechnen. Den Kopfbedarf der Linie insgesamt liefert der Ratgeber Personalbedarf berechnen.
Qualifizieren oder einstellen?
Eine Lücke in der Qualifikationsmatrix lässt sich intern schließen, wenn in derselben Schicht eine Person in Einarbeitung steht und an der Station jemand anleiten kann. Fehlt eines von beiden, braucht die Station eine Person von außen, die die Tätigkeit schon selbstständig beherrscht. Das Werkzeug oben wendet genau diese Regel an und markiert je Station den nächsten Schritt.
Im Beispiel der Spritzguss-Linie heißt das: Rüsten und Sichtprüfung in der Nachtschicht lassen sich mit den Kollegen in Einarbeitung und den vorhandenen Anleitern aufbauen. Für den Werkzeugwechsel und den Handling-Roboter reicht der eigene Nachwuchs nicht. Wer dort wartet, bis eine Einarbeitung trägt, fährt monatelang mit einem Einzelrisiko. Was eine offene Stelle in dieser Zeit kostet, rechnet der Vakanzenrechner.
Verlässt die einzige Person auf Stufe 3 den Betrieb, wandert ihr Wissen mit. Dann gehört die Station sofort in die Übergabeplanung, wie sie die Offboarding-Checkliste für Schlüsselrollen beschreibt. Warum Weiterbildung in vielen Hallen trotzdem immer dieselben Mitarbeiter erreicht, beschreibt das Magazin am Matthäus-Effekt in der Weiterbildung.
Für Stationen, die extern besetzt werden müssen, suchen unsere Berater per telefonischer Direktansprache gezielt Fachkräfte mit der passenden Stationserfahrung. Mehr dazu auf den Seiten zur Personalvermittlung und zur Personalberatung für die Produktion.
Qualifikationsmatrix als Vorlage
Für die Meisterbesprechung oder den Aushang gibt es die Matrix als leere Vorlage im A4-Querformat, mit Skala, Schichtspalte und Auswertungszeile je Station: Qualifikationsmatrix-Vorlage als PDF herunterladen. Wer lieber digital arbeitet, exportiert die Matrix aus dem Werkzeug oben als CSV und öffnet sie in Excel.