Die Zahl, die jeder kennt, und die drei, die im Plan fehlen
Wenn im Mittelstand über Einstellungskosten gesprochen wird, endet die Rechnung meist beim Gehalt plus „ungefähr dreißig Prozent obendrauf“. Diese Faustformel ist erstaunlich gut belegt, aber sie deckt nur den ersten von vier Posten ab.
Das Statistische Bundesamt weist für 2025 aus (veröffentlicht am 29. April 2026): Auf 100 Euro Bruttoverdienst zahlten Arbeitgeber in Deutschland zusätzlich 29 Euro Lohnnebenkosten. Der Wert liegt seit 2022 unverändert bei 29 Euro, davor bei 27 bis 28. Enthalten sind die Sozialbeiträge der Arbeitgeber einschließlich Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, die Kosten der Aus- und Weiterbildung, sonstige Aufwendungen und Steuern zulasten des Arbeitgebers.
Auf eine Rolle mit 50.000 Euro Jahresbrutto gerechnet, sind das rund 64.500 Euro Arbeitskosten im Jahr (eigene Rechnung auf Basis der Relation des Statistischen Bundesamtes). Bis hierhin ist die Rechnung sauber. Ab hier wird sie betriebsindividuell, und genau deshalb fehlt der Rest in den meisten Plänen.
Was eine Arbeitsstunde tatsächlich kostet
Eine geleistete Arbeitsstunde kostete Unternehmen des Produzierenden Gewerbes und des Dienstleistungsbereichs 2025 im Schnitt 45,00 Euro, gegenüber 34,90 Euro im EU-Durchschnitt. Für das Verarbeitende Gewerbe weist die Statistik für 2025 49,50 Euro aus, rund 41 Prozent über dem EU-Wert.
Diese Zahl ist für die Kalkulation nützlicher als das Jahresgehalt, weil sie sich auf die Einarbeitung anwenden lässt. Jede Stunde, in der ein erfahrener Mitarbeiter neben dem neuen Kollegen an der Anlage steht statt an seiner eigenen, kostet den Betrieb diesen Betrag zweimal.
Die drei Posten hinter dem Gehalt
- Ausstattung und Erstausrüstung. Arbeitskleidung, Sicherheitsschuhe, persönliche Schutzausrüstung, Werkzeug, Schließfach und Schlüssel, IT-Zugänge, je nach Rolle Messmittel oder ein Firmenfahrzeug. Einmalig, aber sofort fällig, und in der Produktion selten trivial.
- Pflichten vor der ersten Schicht. Arbeitsmedizinische Vorsorge, Sicherheitsunterweisung, anlagenspezifische Schulungen, bei Gabelstapler, Kran oder EX-Bereich zusätzliche Befähigungsnachweise. Das ist keine Kür, sondern Voraussetzung dafür, dass die Person überhaupt arbeiten darf.
- Die Anlaufkurve auf zwei Seiten. Der neue Mitarbeiter erreicht seine volle Leistung nicht am ersten Tag. Und der erfahrene Kollege, der ihn einarbeitet, erreicht seine in dieser Zeit ebenfalls nicht. Der zweite Teil ist der teurere, weil er eine eingespielte Kraft trifft, und er ist der, der in keiner Planungstabelle steht.
Wie lang die Anlaufkurve ausfällt, hängt an Anlage, Rolle und Vorerfahrung und lässt sich nicht sinnvoll pauschalisieren. Planbar ist sie trotzdem: Die Schritte, mit denen sie kürzer wird, stehen im Ratgeber zur Einarbeitung von Produktionsmitarbeitern. Dass schon die aufmerksame Begleitung selbst einen messbaren Effekt hat, beschreibt der Beitrag zum Hawthorne-Effekt in der Einarbeitung.
Warum die Zahl allein zur falschen Entscheidung führt
Eine Einstellungskostenrechnung ohne Gegenrechnung ist ein Argument gegen jede Einstellung. Sie zeigt nur Aufwand, weil sie nur eine Spalte hat.
Die zweite Spalte ist die unbesetzte Stelle: Überstunden im Team, verschobene Wartungsfenster, verzögerte Aufträge, das Risiko, dass eine ohnehin belastete Schicht zusätzlich ausfällt. Was das pro Monat ausmacht, rechnet der Beitrag zu den Kosten einer leeren Werkbank vor. Und was passiert, wenn diese Kosten nie sichtbar werden, weil die Halle sich einfach anpasst, beschreibt der Beitrag zur stillen Nichtbesetzung.
In der Praxis fällt die Entscheidung fast nie zwischen „einstellen“ und „nicht einstellen“, sondern zwischen „jetzt einstellen“ und „später einstellen“. Für diesen Vergleich brauchen Sie beide Spalten, sonst gewinnt immer das Später, und zwar nicht aus Kalkül, sondern weil nur die eine Seite eine Zahl hatte.
Was das für Sie bedeutet
- Rechnen Sie mit Arbeitskosten, nicht mit Gehalt. Der Faktor aus den amtlichen Zahlen liegt bei 1,29 auf das Bruttoentgelt. Wer intern mit dem Bruttogehalt argumentiert, redet über eine Zahl, die es im Aufwand nicht gibt.
- Beziffern Sie die Einarbeitung mit zwei Zeilen. Eine für die fehlende Leistung des Neuen, eine für die fehlende Leistung des Einarbeiters. Die zweite Zeile ist die, die Ihre Meister sofort bestätigen werden.
- Legen Sie die Erstausrüstung als eigene Position an. Sie ist einmalig, aber sie fällt vor dem ersten produktiven Tag an, und sie verzögert den Start, wenn sie erst am Montagmorgen bestellt wird.
- Stellen Sie beide Spalten in dieselbe Vorlage. Einstellungskosten links, Vakanzkosten rechts. Erst dann ist es eine Entscheidungsgrundlage und keine Warnung.
- Trennen Sie diese Rechnung von der Frage, über welchen Weg Sie suchen. Die Wege und ihre Kosten ordnet der Ratgeber zur Personalsuche im industriellen Mittelstand, das Honorar einer Personalberatung steht transparent auf Headhunter-Kosten. In dieser Rechnung hier geht es ausschließlich um die Kosten, die der Arbeitgeber für den Mitarbeiter selbst trägt.
Der Satz, der die Diskussion abkürzt
„Die Stelle kostet uns 64.500 Euro im Jahr“ ist richtig und führt zu nichts. „Die Stelle kostet uns 64.500 Euro im Jahr, die Nichtbesetzung kostet uns im Monat X, und die Einarbeitung bindet Y Stunden unseres besten Einrichters“ ist eine Grundlage.
Die dritte Größe ist übrigens die, die Sie am leichtesten senken können. Am Beitragssatz zur Sozialversicherung ändert Ihr Betrieb nichts, an der Qualität der Einarbeitung sehr viel.
