Cost per Hire ist die Summe der internen und externen Suchkosten eines Zeitraums, geteilt durch die Zahl der in diesem Zeitraum erfolgreich eingestellten Personen. Die Kennzahl misst, was die Suche kostet. Sie misst nicht das Gehalt der neuen Stelle und nicht den Leerlauf der offenen Linie.
Dieser Ratgeber zeigt die Formel, die Kostenarten und eine Beispielrechnung für Produktionsbetriebe. Die Dauer der Besetzung steht im Ratgeber zur Time-to-Hire. Die Kosten der unbesetzten Stelle rechnet der Vakanzenrechner. Was der neue Mitarbeiter selbst kostet, einschließlich Lohnnebenkosten und Einarbeitung, steht im Magazin Mitarbeiter einstellen: Kosten.
Was ist Cost per Hire?
Cost per Hire, kurz CPH, ist die durchschnittliche Suchkostenbelastung je erfolgreicher Einstellung.
Xing fasst die Kennzahl als die Kosten, die für die Besetzung einer offenen Stelle anfallen, und rechnet die Recruiting-Ausgaben durch die Zahl der eingestellten Personen. Intern zählen Arbeitszeit von HR, Fachabteilung und Führung. Extern zählen Rechnungen: Anzeigen, Software, Messen, Reisekosten, Personalberatung.
Die Society for Human Resource Management hat die Messidee standardisiert: erst alle Suchkosten eines Zeitraums sammeln, dann durch die Einstellungen desselben Zeitraums teilen. Ohne festgelegten Zeitraum und ohne festgelegtes Ende der „Einstellung“ vergleichen Sie Äpfel mit Birnen.
Empfohlene Messregel für Produktionsbetriebe:
- Zähler: interne plus externe Recruiting-Kosten im gewählten Zeitraum
- Nenner: erfolgreiche Einstellungen desselben Zeitraums, gezählt ab Angebotannahme oder Vertragsunterschrift
- Nicht im Zähler: Gehalt und Lohnnebenkosten der neuen Stelle, Produktivitätsverlust in der Einarbeitung, Überstunden und Ausfall der offenen Linie
Diese Regel hält die Cost per Hire steuerbar. Sie beantwortet, was die Suche gekostet hat. Die anderen beiden Kostenarten brauchen eigene Spalten.
Wie berechnet man die Cost per Hire?
Cost per Hire = (interne Recruiting-Kosten + externe Recruiting-Kosten) ÷ Anzahl der Einstellungen
Legen Sie den Zeitraum schriftlich fest: Monat, Quartal oder die letzten zwölf Monate. Wechseln Sie die Regel nicht innerhalb einer Serie.
Zählen Sie nur erfolgreiche Einstellungen. Abgebrochene Suchen bleiben im Zähler, weil das Geld geflossen ist. Sie gehören nicht in den Nenner. Sonst wird eine teure, erfolglose Suche künstlich billig, sobald später irgendwer unterschreibt.
Rechnen Sie den Periodenwert und, wenn Sie steuern wollen, zusätzlich die Cost per Hire je Rolle oder je Kanal. Ein Werksdurchschnitt über Maschinenführer und Werkleitung verdeckt, wo das Geld tatsächlich sitzt.
Läuft eine Suche über die Periodengrenze, bleiben Rechnungen in dem Monat, in dem sie angefallen sind. Die Einstellung zählt in dem Zeitraum, in dem der Vertrag unterschrieben wird. Schieben Sie alte Anzeigenkosten nicht in das neue Quartal, nur damit die Zahl gefälliger wird. Dokumentieren Sie die Regel unter der Tabelle.
Welche Kosten gehören in die Cost per Hire?
In die Cost per Hire gehören nur Kosten, die wegen der Personalsuche entstehen. Interne Posten sind Zeit. Externe Posten sind Rechnungen.
| Intern | Extern |
|---|---|
| Anteilige Arbeitszeit von HR und Recruiter | Stellenanzeigen in Jobbörsen und Print |
| Zeit von Meister, Schicht- und Werksleitung für Sichtung, Fachgespräch und Werksführung | Bewerbermanagement, Multiposting, Testlizenzen |
| Vertretung in der Schicht, damit das Gespräch stattfinden kann | Messen, Hochschulkooperationen, Reisekosten von Bewerbern |
| Prämien für Mitarbeiterempfehlungen | Personalberatung und Headhunter-Honorar |
| Anteilige Weiterbildung des Recruiting-Teams | Anteiliges Budget für Personalmarketing, das dieser Suche zugeordnet ist |
Zählen Sie Meisterzeit nur, wenn Sie sie auch in anderen Monaten gleich behandeln. Einmal die Stunden ansetzen und dann wieder weglassen macht die Serie wertlos. Fehlt eine belastbare Stundenerfassung, beginnen Sie mit den Rechnungen und ergänzen Sie die Fachzeit als zweite Linie, sobald sie steht.
Onboarding, Schutzausrüstung, arbeitsmedizinische Vorsorge und die Anlaufkurve an der Anlage gehören nicht in die Cost per Hire. Das sind Einstellungskosten nach der Zusage. Die leere Linie gehört in die Vakanzrechnung.
Cost per Hire, Vakanzkosten und Einstellungskosten: was gehört wohin?
Drei Kostenarten werden in der Personalsuche oft zu einer Zahl vermengt. Dann wirkt die billigste Anzeige wie der beste Weg, obwohl die Linie weiter offen ist.
| Größe | Was sie misst | Typische Posten | Steuert |
|---|---|---|---|
| Cost per Hire | Suchaufwand je Einstellung | Anzeigen, interne Zeit, Beratung | Kanal und Suchprozess |
| Vakanzkosten | Leerlauf der offenen Stelle | Überstunden, Verzug, verlorene Aufträge | Ob Warten teurer ist als Suchen |
| Einstellungskosten | Was der neue Kopf selbst kostet | Gehalt, Lohnnebenkosten, Einarbeitung | Ob die Stelle wirtschaftlich trägt |
Die Society for Human Resource Management nannte 2022 für die USA eine durchschnittliche Cost per Hire von knapp 4.700 US-Dollar. Im selben Text steht ein zweites, anderes Bild: Viele Arbeitgeber schätzten die gesamten Kosten einer Neueinstellung auf das Drei- bis Vierfache des Gehalts. Das ist keine Cost per Hire. Es ist eine Gesamtschätzung inkl. weicher Kosten und oft inkl. der Stelle selbst.
Für Deutschland kursiert dieselbe 4.700 als „durchschnittliche Cost per Hire“. Die Zahl stammt aus dem IZA-Discussion Paper 7656 von Muehlemann und Pfeifer. Die Autoren messen Hiring Costs für Fachkräfte anhand der BIBB-Kosten-Nutzen-Erhebung 2007/2008 in 1.001 Betrieben. Im Mittel lagen diese Kosten bei 4.700 Euro. Davon entfielen rund 1.638 Euro auf die Rekrutierung und rund 3.095 Euro auf die Einarbeitung, also Produktivitätslücke und Schulung. Wer die 4.700 Euro als heutige deutsche Cost per Hire zitiert, zählt die Anlaufkurve in die Suche.
Die Studie ist ein Kontextwert, kein Ziel für Ihre Linie. Sie ist zu alt für ein Budget 2026 und sie misst bewusst mehr als die Suche. Der Split bleibt nützlich: Ein großer Teil dessen, was „Einstellung kosten“ genannt wird, entsteht nach der Zusage.
Wie sieht eine Beispielrechnung in der Produktion aus?
Beispiel, als Rechnung markiert, nicht als Branchenmittel. Ein Fertigungsbetrieb betrachtet ein Quartal mit zwei erfolgreichen Einstellungen: ein Maschinenführer und ein Einrichter.
| Posten | Betrag |
|---|---|
| Stellenanzeigen | 2.400 Euro |
| Bewerbermanagement, anteilig | 300 Euro |
| HR-Zeit | 1.800 Euro |
| Meister- und Werksleitungszeit inkl. Werksführung | 1.500 Euro |
| Summe Suchkosten | 6.000 Euro |
| Einstellungen | 2 |
| Cost per Hire | 3.000 Euro |
Die 3.000 Euro sagen: So teuer war die Suche je unterschriebenem Vertrag. Sie sagen nicht, was die offene Linie in denselben Wochen gekostet hat. Und sie sagen nicht, was der Einrichter ab dem ersten Tag an Arbeitskosten und Einarbeitung bindet.
Ein zweites Beispiel für eine Schichtleitung über Personalberatung. Beispiel: Bei einem Bruttojahresgehalt von 60.000 Euro liegt das Honorar zwischen 15.000 und 18.000 Euro. Dazu kommen in diesem Beispiel 800 Euro Anzeigenbudget als Bezugspunkt für das Gespräch und 1.200 Euro interne Zeit für Fachgespräche und Entscheidung. Die Cost per Hire dieser einen Besetzung liegt dann zwischen 17.000 und 20.000 Euro. Das ist kein Jahresmittel und kein Vergleich gegen die Anzeige für den Maschinenführer.
Headhunter-Kosten für eine Produktionsrolle liegen bei 25 bis 30 % des vereinbarten Jahreszielgehalts, abhängig von Rolle, Seniorität und Marktlage. Wir arbeiten erfolgsbasiert: Der wesentliche Teil des Honorars entsteht erst mit der Einstellung. Zum Projektstart wird eine Anzahlung auf das Honorar fällig, die vollständig auf das Endhonorar angerechnet wird. Eine Nachbesetzungsgarantie über sechs Monate ab Vertragsbeginn ist optional buchbar: Im Garantiefall besetzen wir die Position kostenfrei nach. Den konkreten Satz und alle Konditionen halten wir vor dem Mandat schriftlich fest. Die Einordnung der Spanne steht unter Headhunter-Kosten.
Was ist eine gute Cost per Hire?
Es gibt keinen gültigen Zielwert für jede Produktionsrolle. Eine gute Cost per Hire ist die, die Sie mit derselben Messregel über die Zeit und zwischen vergleichbaren Rollen lesen können.
Eine niedrige Zahl ist kein Erfolg, wenn die Stelle offen bleibt oder die Frühfluktuation die Suche wiederholt. Eine hohe Zahl ist kein Misserfolg, wenn sie eine Engpassrolle schließt, die intern niemand fahren kann. Vergleichen Sie Maschinenführer mit Maschinenführern, nicht mit der Werkleitung.
Segmentieren Sie mindestens nach Rolle, Standort, Ersatz- gegen Neubedarf und Kanal. Der Kanalvergleich trägt nur, wenn intern und extern gleich erfasst sind. Wer die Beratungsrechnung zählt und die Meisterstunden der Anzeige-Suche unterschlägt, hält die Anzeige immer für billiger.
Warum steigt die Cost per Hire, obwohl die Anzeige billig war?
Die sichtbare Rechnung sinkt, die echte oft nicht. Laut IAB-Stellenerhebung kamen 2025 im Schnitt 16 Bewerbungen auf jede sozialversicherungspflichtige Neueinstellung, ohne Ausbildungsverhältnisse. Aus betrieblicher Sicht galten davon rund vier als geeignet. Mehr Eingang heißt mehr Sichtungszeit. Die Jobbörse kann günstig sein. Die Stunden von HR und Meister steigen trotzdem.
In der Produktion kommt ein zweiter Effekt dazu. Fachgespräche und Werksführungen passen nur in schichtfähige Fenster. Fehlt die Vertretung, fällt entweder die Linie aus oder der Termin rutscht. Beides hat einen Preis. Der erste landet in der Vakanz, der zweite in einer längeren Time-to-Hire und oft in zusätzlichen Anzeigen.
IZA fand in der alten Betriebsstichprobe außerdem: Betriebe mit Betriebsrat oder anderer Arbeitnehmervertretung lagen bei den Hiring Costs rund ein Drittel höher. Das ist kein Argument gegen Mitbestimmung. Es ist ein Hinweis, Freigabe und Beteiligung als Zeit einzuplanen, nicht als Überraschung.
Wenn die gesuchte Person bereits beschäftigt ist, erreicht die Anzeige sie oft nicht. Dann bleibt die Stelle offen, und die Cost per Hire der nächsten erfolgreichen Einstellung trägt die erfolglosen Wochen mit. Wann Anzeige, Direktansprache oder Beratung der passende Weg ist, steht im Ratgeber zur externen Personalbeschaffung.
Wie senke ich die Cost per Hire ohne die Besetzung zu gefährden?
Senken Sie unnötige Wiederholung, nicht die Qualität der Auswahl.
- Profil schärfen, bevor die Anzeige läuft. Unklare Anforderungen erzeugen ungeeignete Zuschriften. Jede ungeeignete Mappe kostet Sichtung. Eine knappe Prüfung der Anzeige leistet der Stellenanzeigen-Optimierer.
- Schichtfähige Terminfenster festlegen. Meisterzeit ist der teure interne Posten. Ein fester Slot alle zwei Wochen ist billiger als Ad-hoc-Absagen in der Linie.
- Kanal nach Erreichbarkeit wählen. Die Anzeige erreicht Suchende. Beschäftigte erreichen Sie über telefonische Direktansprache. Derselbe Kanal für jede Rolle ist oft die teurere Gewohnheit.
- Empfehlungen mit Profil, nicht mit Prämie allein. Die Prämie gehört in die Cost per Hire. Sie trägt nur, wenn die Belegschaft weiß, welches Anlagen- oder Führungsprofil fehlt.
- Time-to-Hire parallel lesen. Lange Auswahlphasen verlängern die Vakanz. Die Cost per Hire allein sieht das nicht. Die Messregel dafür bleibt der Ratgeber zur Time-to-Hire.
Scheitert die Probezeit, bleibt die erste Cost per Hire stehen. Die Nachbesetzung ist eine neue Suche mit eigenem Zähler. Beide Vorgänge zu einer Zahl zu mitteln verdeckt, dass Sie zweimal gezahlt haben. Die Bindung nach dem Antritt ist eine andere Kennzahl. Dafür bleiben Fluktuation und Einarbeitung eigene Auswertungen.
Mehr Anzeigen auf dieselben Portale senken die Kennzahl selten, wenn der Engpass die Terminierung oder ein beschäftigter Kandidatenmarkt ist. Dann verschieben Sie Kosten, Sie streichen sie nicht.
Wege, Dauer und Kosten der Suche im Zusammenhang behandelt der Ratgeber zur Personalsuche im industriellen Mittelstand. Die Einarbeitung nach der Zusage bleibt eine eigene Rechnung, siehe Einarbeitung von Produktionsmitarbeitern.
Checkliste: Cost per Hire im Betrieb einführen
- Zeitraum und Ende der Einstellung schriftlich festgelegt
- Gehalt, Einarbeitung und Vakanz aus dem Zähler gehalten
- Externe Rechnungen vollständig erfasst
- Interne Zeitregel dokumentiert: welche Rollen, welcher Stundensatz, welche Ausnahme
- Abbrecher im Zähler, nicht im Nenner
- Periodenwert und mindestens eine Segmentierung nach Rolle oder Kanal
- Serie monatlich oder quartalsweise aktualisiert
- Neben der CPH Time-to-Hire und eine grobe Vakanzzahl gelegt
Für die erste Auswertung gibt es ein ausfüllbares Arbeitsblatt als PDF: Rahmen, Kosten, Berechnung und ein durchgerechnetes Beispiel für Schicht und Linie.